Graag wens ik u allen vanaf deze plaats allereerst ’n heel gelukkig, gezond en bruisend 2010 toe! Met uw familie en vrienden, op uw werk en natuurlijk vooral ook binnen de DYNNAV!  

In mijn column van december 2009 typeerde ik de meerderheid van de geïnstalleerde ERP systemen als basaal uitgevoerde implementaties. Als ’n fundering waar in potentie een fraai huis op kan verrijzen. Maar door overdadig maatwerk, verkeerde verwachtingen en overschreden budgetten eindigen veel van deze basis implementaties met een bittere nasmaak. De ‘ERP-moeheid’ die daar het gevolg van is opgeteld bij een gebrek aan tijd, geld en/of visie doet veel bedrijven besluiten om het daar dan maar bij te laten. Eind van het liedje: de potentie van uw ERP investering wordt niet ten volle benut. En dat is bijzonder jammer!

In deze column wil ik ‘ns met u kijken naar de manier waarop u intern met ongestructureerde informatie omgaat. We hebben het dan over die spectaculair groeiende wirwar van documenten, rekenbladen, presentaties, email, tekeningen, geluidsfragmenten en filmpjes. Veelal is dat de informatie die we scharen onder ‘persoonlijke productiviteit’. Maar deze categorie informatie heeft een substantiële betekenis voor zowel uw interne organisatie als voor uw klanten en relaties! Ik zoom nu graag op het interne gebruik in. In de nieuwsbrief van februari wil ik dan met u kijken naar de externe component.

Herkent u dit? U zoekt een document maar het kost u erg veel tijd om ‘m te vinden. Elke keer weer. Dag in, dag uit. U neemt een besluit op basis van een document dat niet de laatste versie is. Waardoor u de verkeerde beslissing neemt. Met alle (financiële) gevolgen van dien. U krijgt periodiek lijstjes toegestuurd met orderwaarden, aanmeldingen voor evenementen of debiteurenstanden. Maar tegen de tijd dat u ze daadwerkelijk wilt bekijken blijkt die informatie verouderd. Er worden allerlei – soms hele zware - documenten door uw organisatie heen gestuurd en meervoudig opgeslagen. Met grote gevolgen voor de snelheid van uw netwerk en opslagcapaciteit. Terwijl een eenvoudige mail met een link al prima voldoet!  

Het centraal opslaan en publiceren van informatie in zogenaamde ‘portals’ kan veel van bovenstaande problemen helpen voorkomen. En dat geldt dan zowel voor gestructureerde als voor ongestructureerde informatie. Denk u eens in: alle informatie over een bepaald project centraal opgeslagen en voor alle betrokkenen direct toegankelijk. Automatisch een mailbericht ontvangen zodra één van de projectleden een nieuwe versie publiceert. Het vertrouwen dat u altijd terug kunt grijpen op de actuele stand van zaken. Enig idee hoeveel faalkosten, tijdverlies, klantverlies en frustratie u op deze wijze in uw organisatie kunt voorkomen? Of omgekeerd – hoeveel extra klantwaarde u kunt realiseren?

U weet ongetwijfeld dat Microsoft aanbieder is van innovatieve portal technologie. Deze productreeks draagt de naam Sharepoint. Een zeer sterk groeiende productlijn, die onlangs door Microsoft’s CEO Steve Ballmer vanwege de oneindige mogelijkheden als “een Zwitsers zakmes” werd bestempeld.

Als u op dit moment nog geen gebruik van Sharepoint maakt adviseer ik u dit concept serieus te evalueren. Lees u in en laat u goed voorlichten. Neem deel aan de DYNNAV informatiesessies over dit onderwerp. En overweeg een pilot project in een afgeschermde omgeving. U zult verbaasd zijn over de voordelen die portals zoals Sharepoint uw organisatie gaan brengen!